Regały archiwalne

Brakuje miejsca na dokumenty, a segregatory stoją w kilku pokojach? W takim układzie rosną koszty i czas szukania akt. Pojawiają się też błędy, bo każdy odkłada „po swojemu”. Regały archiwalne porządkują temat od razu. Ustalasz stałe strefy, łatwiej opisujesz zasób i szybciej odzyskujesz metry w pomieszczeniu.

W REMA projektujemy i produkujemy regały archiwalne pod realne warunki w biurze lub archiwum. Robimy również montaż oraz przeglądy. Jeśli chcesz wykorzystać przestrzeń do końca, wykonamy też regały na wymiar.

Co dają regały archiwalne w biurze i archiwum

Dokumenty zajmują miejsce „po cichu”. Zwykle problem wybucha, gdy nie ma już gdzie dostawić szafy albo kartony zaczynają stać na podłodze. Wtedy archiwizacja traci sens, bo dostęp jest utrudniony, a porządek znika.

Regały do archiwum rozwiązują ten problem, ponieważ:

• porządkują układ i wymuszają standard odkładania,

• dają przewidywalną pojemność (wiesz, ile jeszcze wejdzie),

• skracają czas wyszukiwania teczek i segregatorów,

• ułatwiają utrzymanie ładu w pomieszczeniu.

Szybsze znalezienie teczki i stały porządek

Gdy dokumenty leżą w kilku miejscach, zawsze ktoś „odkłada na chwilę”. Po tygodniu szukanie trwa dłużej niż sama praca. Przy dobrze zaplanowanych regałach na dokumenty masz proste zasady: strefa, rząd, półka. Dzięki temu porządek nie zależy od pamięci jednej osoby.

Więcej miejsca bez dokładania kolejnego pokoju

W praktyce najwięcej miejsca odzyskujesz przez lepsze wykorzystanie wysokości i standardów przechowywania. Z kolei regały metalowe łatwiej dopasować do różnych układów pomieszczeń niż przypadkowe szafy.

Jak zaplanować archiwum pod regały na dokumenty

Zanim wybierzesz konkretny typ regałów, zaplanuj archiwum jak prosty system. To oszczędza pieniądze, ponieważ nie kupujesz „za dużo na wszelki wypadek”, ani nie zostawiasz martwych stref.

Segregatory, pudła, teczki – ustandaryzuj formaty

Archiwum działa dobrze, gdy nie mieszasz przypadkowych opakowań. Jeśli każdy dział ma inne pudełka, tracisz miejsce na półkach i rośnie bałagan.

W praktyce warto:

• ustalić 1–2 formaty pudeł archiwizacyjnych,

• ograniczyć liczbę typów segregatorów,

• trzymać teczki w spójnych grubościach lub w pudełkach.

To prosta zmiana, a często daje więcej miejsca niż dokładanie kolejnego regału.

Strefy i opisy: jak uniknąć szukania „po omacku”

Regały archiwalne nie powinny być „ścianą segregatorów”. Lepiej działają strefy, bo wtedy pracownik wie, gdzie zaczyna się i kończy dany dział.

Sprawdza się prosty układ:

• podział na działy / lata / tematy,

• jasne etykiety na końcach półek,

• oznaczenia rzędów i sekcji.

To przyspiesza pracę, ponieważ szukasz po logice, a nie po wyglądzie segregatorów.

Alejki i dostęp – kiedy archiwum ma być „robocze”, a kiedy „rzadkie”

Inaczej planuje się archiwum, do którego zaglądasz codziennie, a inaczej miejsce, gdzie dokumenty są tylko odkładane i wyjmowane okazjonalnie.

Jeśli dostęp jest częsty:

• zostaw wygodne przejścia,

• zaplanuj miejsce na wózek, drabinkę lub stół odkładczy,

• unikaj „ślepych” przejść.

Jeśli dostęp jest rzadki:

• możesz iść bardziej w pojemność,

• jednocześnie warto zadbać o opis i stałą logikę ułożenia.

Regały metalowe do archiwum – co ma znaczenie przy dokumentach

W archiwum nie liczy się tylko „żeby stało”. Liczy się wygoda obsługi i to, czy po roku nadal będzie porządek. Dlatego w regałach biurowych i archiwalnych zwróć uwagę na kilka praktycznych cech.

Regulacja półek i rozstaw poziomów

Dokumenty mają różne wysokości. Jeśli półki są ustawione przypadkowo, zostają duże puste przestrzenie. Z kolei brak regulacji utrudnia porządkowanie i rozbudowę.

Rozstaw półek zależy od:

• formatu segregatorów i pudeł,

• tego, czy dokumenty są w teczkach luźnych czy w opakowaniach,

• planowanej rezerwy na wzrost zasobu.

Jeśli podasz typ przechowywania (segregator/pudło/teczka), dobierzemy układ poziomów bez zgadywania.

Stabilność i bezpieczne obciążenia

Archiwum potrafi ważyć dużo, nawet jeśli wygląda „lekko”. Dlatego ważna jest stabilność konstrukcji i jasne zasady użytkowania. Parametry nośności zależą od konkretnego systemu regałów, wymiarów i rozstawu półek. Tych danych nie warto uśredniać. Lepiej dobrać je pod Twoje dokumenty i sposób składowania.

Regały skręcane – kiedy sprawdzają się w archiwum

Regały skręcane są dobrym wyborem, gdy:

• chcesz łatwo zmieniać układ półek,

• planujesz rozbudowę archiwum,

• liczysz koszty i zależy Ci na prostym serwisie.

Jednocześnie dobór konstrukcji warto oprzeć o realne obciążenia i formaty dokumentów. Wtedy regały są wygodne w pracy i nie wymagają „kombinowania”.

Regały na wymiar – gdy chcesz wykorzystać kubaturę

W archiwach najczęściej przegrywa się przestrzeń na wysokości i w narożnikach. Z kolei standardowe rozwiązania zostawiają puste pola, które „znikają” w bilansie.

Regały na wymiar mają sens, gdy:

• pomieszczenie ma wnęki, skosy lub przeszkody,

• chcesz dojść do konkretnej wysokości składowania,

• musisz zachować przejścia i strefy techniczne,

• zależy Ci na spójnym układzie na lata.

Dopasowanie do wysokości, wnęk i przeszkód

Jeśli w pomieszczeniu są grzejniki, wnęki, wystające elementy albo nietypowe drzwi, dopasowanie regałów ogranicza „martwe strefy”. W praktyce to często tańsze niż wynajem dodatkowego pomieszczenia.

Rozbudowa i zmiany w układzie

Dobrze dobrane regały archiwalne nie zamykają Cię na stałe. Zostawiamy możliwość dołożenia sekcji, zmiany poziomów lub reorganizacji stref, gdy rośnie ilość dokumentów.

Brakuje miejsca? Rozważ regały jezdne archiwalne

Jeśli archiwum jest przepełnione, a nie chcesz przenosić zasobu do innego lokalu, warto rozważyć system przesuwny. Regały jezdne archiwalne ograniczają liczbę stałych alejek. Otwierasz tylko tę, której akurat potrzebujesz, dlatego rośnie pojemność pomieszczenia.

Kiedy system przesuwny ma sens

Zwykle wtedy, gdy:

• każdy metr jest ważny,

• dokumentów jest dużo i stale przybywa,

• nie ma miejsca na kolejne pomieszczenie archiwum,

• chcesz „wycisnąć” maksymalną pojemność z istniejącej przestrzeni.

Jakie dane są potrzebne do doboru (ogólnie)

Do wstępnej wyceny wystarczą:

• wymiary pomieszczenia,

• informacja o typie dokumentów i ilości,

• zdjęcia oraz przeszkody,

• oczekiwania co do dostępu (częsty czy okazjonalny).

Jeśli chcesz, zobacz dedykowaną kategorię: regały jezdne archiwalne.

Użytkowanie, BHP i przeglądy

Archiwum ma być przewidywalne. Dlatego ważne są proste zasady użytkowania, które utrzymują porządek i bezpieczeństwo.

W praktyce pomagają:

• stałe strefy i opisy półek,

• odkładanie dokumentów zgodnie z układem,

• niedokładanie „na chwilę” na górze lub na podłodze,

• kontrola stanu regałów po zmianach układu lub incydencie.

Przeglądy regałów – po co i kiedy

Przeglądy pozwalają wychwycić uszkodzenia i sprawdzić, czy użytkowanie jest zgodne z przeznaczeniem. Częstotliwość zależy od warunków i intensywności eksploatacji. W REMA wykonujemy przeglądy i przekazujemy jasne zalecenia, co poprawić i jak utrzymać archiwum w porządku.

Jak wygląda wdrożenie: od wyceny do montażu

Nie musisz przygotowywać rozbudowanej dokumentacji. Żeby ruszyć szybko, wystarczą podstawowe dane.

Co przygotować do wyceny w 15 minut

• wymiary pomieszczenia: długość, szerokość, wysokość,

• szkic z drzwiami i przeszkodami (nawet odręczny),

• zdjęcia pomieszczenia,

• informacja: segregatory/pudła/teczki i szacunkowa ilość,

• czy rozważasz system jezdny, czy tylko stacjonarny.

Projekt → produkcja → montaż → odbiór

1. zbieramy dane i omawiamy sposób archiwizacji,

2. proponujemy układ i dobór regałów,

3. produkujemy regały archiwalne (także na wymiar),

4. montujemy na miejscu,

5. przekazujemy zasady użytkowania i ustalenia do przeglądów.

Skontaktuj się z nami – dobór regałów archiwalnych i szybka wycena

Chcesz odzyskać miejsce i uporządkować dokumenty? Opisz, co archiwizujesz i ile tego jest. Dobierzemy układ i przygotujemy wycenę.

• E-mail: biuro@rema-poznan.pl

• Telefon: +48 533 555 071