Dobór regałów do archiwum powinien zaczynać się od policzenia zasobu, a nie od wyboru modelu. Bez dobrej inwentaryzacji łatwo kupić system za mały, za duży albo źle dopasowany do realnego sposobu pracy z dokumentami.
W archiwum największy błąd często pojawia się jeszcze przed projektem. Zamiast policzyć zasób i zrozumieć strukturę dokumentów, wiele osób zaczyna od oglądania modeli. Tymczasem regały archiwalne
powinny wynikać z tego, ile dokumentów naprawdę masz, jak szybko archiwum rośnie i jak często korzystasz z akt.
Sama liczba teczek nie wystarczy. Trzeba wiedzieć, jakie są formaty dokumentacji, jak wygląda obecny zapas, ile materiału przybywa rocznie i czy część akt można przenieść do mniej aktywnej strefy.
Od czego zacząć liczenie zasobu
Najbardziej praktycznym punktem startu są metry bieżące archiwum, bo pozwalają przełożyć segregatory, teczki i pudła na parametr, który później naprawdę pomaga dobrać układ półek, liczbę rzędów oraz rezerwę wzrostu.
Co warto policzyć poza samym stanem obecnym
- przyrost dokumentacji rok do roku,
- podział na zasób aktywny i mniej używany,
- formaty dokumentów oraz sposób ich odkładania,
- rezerwę miejsca na reorganizację,
- potrzebę jednoczesnego dostępu do większej liczby półek.
Najczęstsze błędy przy inwentaryzacji
- liczenie tylko tego, co stoi „na dziś”,
- pomijanie przyrostu dokumentów,
- mieszanie zasobu bieżącego z archiwum głównym,
- brak rozróżnienia na teczki, segregatory i pudła,
- założenie, że każdy dokument będzie korzystał z archiwum tak samo często.
Policz zasób zanim wybierzesz układ archiwum
FAQ
Czy wystarczy policzyć liczbę segregatorów?
Nie, bo trzeba też uwzględnić przyrost, formaty i częstotliwość korzystania z akt.
Dlaczego rezerwa wzrostu jest tak ważna?
Bo archiwum zwykle nie kończy się w dniu montażu regałów i powinno mieć miejsce na dalszy rozwój.
Czy aktywny i nieaktywny zasób warto liczyć osobno?
Tak, bo wpływa to na wybór między układem stacjonarnym a bardziej zagęszczonym.
