Metry bieżące archiwum to najszybszy sposób, aby przestać „szacować na oko” i zacząć planować archiwum jak projekt. Wyobraź sobie, że kupujesz regały, a po 3 miesiącach okazuje się, że brakuje 20% miejsca. Da się tego uniknąć, ponieważ pojemność archiwum da się policzyć prostym wzorem.
Jeśli interesują Cię różne konfiguracje i opcje zagęszczenia, przejdź też do kategorii regały archiwalne. W praktyce to właśnie liczenie metrów bieżących ustawia sensowny punkt startu do doboru układu i wyceny.
Metry bieżące archiwum policzysz, sumując szerokości grzbietów segregatorów/teczek i dzieląc przez 100 cm. Dodaj zapas (np. na przyrost dokumentów i ergonomię), a potem przelicz wynik na liczbę półek i ciągów. Nie zgaduj nośności i obciążeń – zależą od masy dokumentów, sposobu składowania oraz warunków budynku. Jeśli brakuje miejsca, sprawdź regały archiwalne jezdne. Gdy układ już masz, wdróż numerację półek w archiwum, aby utrzymać porządek.
Metry bieżące archiwum (mb) opisują łączną długość „na półce”, jaką zajmują dokumenty ustawione w jednym rzędzie. To nie jest „metry kwadratowe pomieszczenia”. To realna długość zajęta przez segregatory, teczki, pudła archiwalne.
Jeśli grubości są mieszane, policz średnią ważoną albo podziel dokumenty na grupy. W praktyce to daje wynik bardziej wiarygodny niż „średnia na oko”.
W archiwach najczęściej mylą się dwie rzeczy: format dokumentu i realna „grubość w rzędzie”. Dlatego zmierz albo ustal:
Ale jest haczyk: jeśli planujesz „na styk”, archiwum zacznie się zatykać. W praktyce potrzebujesz bufora na odkładanie, selekcję i transport dokumentów.
Nie ma jednego procentu, który pasuje do każdego archiwum. Zapas zależy od tempa przyrostu akt, rotacji oraz tego, czy dokumenty są przenoszone w pudłach, czy pojedynczo. Dlatego zamiast zgadywać, zadaj 3 pytania:
Gdy masz mb, przechodzisz do półek. W uproszczeniu: liczysz, ile mb mieści jedna półka w danym ciągu, a potem mnożysz przez liczbę poziomów. Na tym etapie ważniejsze od „ładnego rzędu” jest to, jak pracuje użytkownik.
Jeśli wynik pokazuje, że pomieszczenie jest za małe, masz trzy drogi: reorganizacja, dołożenie poziomów albo zagęszczenie układu. Właśnie wtedy pojawia się temat regałów archiwalnych jezdnych. To rozwiązanie bywa świetne, ale nie zawsze.
Jeżeli archiwum ma dokumenty wrażliwe, ważny jest też proces i dostęp. Zobacz: RODO w archiwum – strefy i dostęp.
Metry bieżące archiwum to najlepszy „twardy” start do projektu regałów archiwalnych. Najpierw liczysz pojemność, potem dobierasz układ i dopiero wtedy rozmawiasz o konstrukcji, nośności i kosztach. Dzięki temu unikasz przepłacania i chaosu w użytkowaniu.
Pomnóż liczbę segregatorów przez 8 cm i podziel przez 100. Wynik to mb.
Tak. Liczysz szerokość pudeł w rzędzie, tak samo jak segregatory.
Zależy od przyrostu dokumentów i sposobu pracy. Jeśli nie masz danych, opisz scenariusze wzrostu i zaplanuj bufor organizacyjny.
Gdy brakuje powierzchni, a priorytetem jest zagęszczenie składowania. Zobacz: regały archiwalne jezdne.
Wymiary pomieszczenia, sposób dostępu, formaty dokumentów, wymagania bezpieczeństwa oraz informacje o budynku (zwłaszcza na piętrze).
Skontaktuj się z nami
E-mail: biuro@rema-poznan.pl
Telefon: +48 533 555 071
